Resumo da reunião
Uma conversa de 1h30 com o Rodrigo e a Gra pra entender como a Racobens funciona hoje e onde a Dora (nossa assistente de IA) pode tirar peso das costas de vocês.
Quem é a Racobens
- 14 anos de consórcio
- Mais de 500 clientes
- Administradoras: Porto, Yamaha, Servopa, Santa Emília, Itaú e outras
- Foco de venda: Porto e Yamaha
Quem faz o quê
- Rodrigo: comercial, na rua; é quem decide os lances
- Gra: pós-venda, boleto, atendimento, RH
- Seu Ivan: cadastro nas administradoras
- Giovana: marketing (entrou em 20/10)
O que já existe
- Planilha Google com os clientes
- IA de pré-atendimento no WhatsApp (feita pelo João)
- Um CRM que hoje não é usado
- E-mail @racobens.com.br, com caixas e encaminhamentos misturados
As dores que apareceram
Em ordem do que mais pesa no dia a dia, pelo que vocês contaram.
Pós-venda depende do Rodrigo
altaDepois da venda o cliente pergunta: quando posso dar lance, quanto é, qual a porcentagem. A Gra responde o básico, mas o detalhe é com o Rodrigo, que está na rua.
Ninguém sabe quem quer dar lance no mês
altaA planilha diz "lance sim/não", mas não há uma lista do mês nem o histórico de quanto cada cliente já ofertou. O lance acaba saindo "pelo feeling".
Não existe linha do tempo do cliente
altaPra saber como está um cliente é preciso abrir a planilha e procurar. Não dá pra ver em um lugar só quando ele entrou, os lances que deu e a fase depois da contemplação.
Contemplação chega por e-mail e se perde
médiaO aviso da administradora cai num e-mail só, e quem precisa saber nem sempre fica sabendo na hora.
Comissão de parceiro é manual
médiaÉ preciso cruzar grupo e cota com o relatório da administradora. Cada parceiro tem um combinado, há parcelas que não geram comissão e há estorno quando o cliente atrasa. "Não pode ter erro na data."
E-mail e agenda embaralhados
médiaCaixas e encaminhamentos confusos, boleto que ia pra contador antigo, compromisso de um que o outro esquece.
A Gra faz tudo
médiaPós-venda, boleto, RH (entrevista e período de teste) e ainda treinar quem acabou de chegar.
Ferramentas paradas
a entenderO CRM e a IA de pré-atendimento existem, mas não estão sendo usados. Falta entender o que dá pra aproveitar.
A planilha principal: o coração de tudo
Quase toda dor acima se resolve com uma planilha bem organizada. O pós-venda, a lista de lance, o aviso de contemplação e a comissão saem dela. Continua no Google Planilhas, que vocês já usam.
Tudo se organiza pela cota, não pelo nome
Um cliente pode ter várias cotas, e tudo o que a administradora manda (contemplação, boleto, comissão) vem por grupo e cota. Com essa chave, as informações se cruzam sozinhas.
Clientes
- nome
- telefone / WhatsApp
- CPF
- parceiro que indicou
- observações
Cotas
- administradora
- grupo e cota
- tipo (carro, imóvel, moto)
- valor da carta
- quando entrou
- prazo e parcela
- situação
- quer dar lance?
- até quanto
- tem pressa?
Lances
- cota
- mês da assembleia
- tipo de lance
- % ou valor
- resultado
Pagamentos
- vencimento
- valor
- pagou este mês?
- boleto
Parceiros
- nome e contato
- combinado de comissão
- quais parcelas pagam
- regra de estorno
Comissões
- cota
- parcela nº
- quanto entrou
- quanto repassar
- data do repasse
- pago?
A linha do tempo de cada cliente
Ela se monta sozinha a partir da planilha. É só perguntar "como está a cota do fulano?" que ela aparece.
Os dados do exemplo são fictícios.
De onde vem cada informação
Algumas partes são simples. A do pagamento e do boleto depende do que cada administradora libera.
| Informação | De onde vem | Situação |
|---|---|---|
| Nome, telefone, cota, quando entrou, parceiro | Formulário de cadastro preenchido na hora da venda; quem indicou já entra aqui | simples |
| Quer dar lance, até quanto | Rodrigo ou Gra marcam, ou a Dora pergunta ao cliente | simples |
| Lances dados no passado | Histórico do grupo que vocês já têm | a conferir |
| Contemplação | E-mail da administradora, lido pela Dora | depois de organizar o e-mail |
| Comissão recebida | Relatório da administradora cruzado com o combinado de cada parceiro | precisa das regras |
| Pagou o mês? Boleto | Portal ou relatório de cada administradora | a descobrir |
O que podemos fazer
Ideias pra conversar com a equipe. A ordem final vem depois do mapeamento.
Planilha principal organizada
Passar a planilha de hoje pra estrutura acima e criar um formulário de cadastro com o campo "quem indicou".
Lista de lance do mês
Antes de cada assembleia, a Dora manda pro celular: "Destes clientes, estes querem dar lance. Posso falar com eles?"
Dora no pós-venda
A Dora aprende as respostas do Rodrigo sobre lance, contemplação e valores. No começo ela só escreve a resposta e a Gra aprova antes de enviar.
Aviso e painel de contemplação
Contemplou, a Dora avisa os dois na hora e atualiza um painel de contemplados do mês que pode ficar na TV do escritório.
Controle de comissão
No dia combinado, a Dora mostra o que repassar a cada parceiro, com as cotas e parcelas que geraram cada valor.
E-mail e agenda organizados
Definir qual é a conta principal e o que chega pra cada pessoa, e montar uma agenda compartilhada. Com isso dá pra conectar a Dora com segurança.
Painel de meta na TV
Mostrar a meta do mês e quanto falta, com a meta da Yamaha à vista.
Apoio ao marketing
Ajudar a Giovana no dia a dia: arte, vídeo e conteúdo com os agentes.
Raio-X das assembleias futuro
Baixar o resultado de todas as assembleias de cada grupo e medir: quantas cotas são contempladas por mês (por sorteio e por lance), qual foi o menor lance vencedor e o lance médio, como isso muda ao longo do tempo e quantas cotas ainda faltam contemplar.
Uma ordem possível
Perguntas pra reunião de mapeamento
O que precisamos entender com a equipe antes de desenhar o projeto.
- Quais colunas a planilha de clientes tem hoje? Dá pra ver uma cópia, mesmo com os nomes escondidos?Gra e seu Ivan
- Um mesmo cliente costuma ter mais de uma cota? Em administradoras diferentes?Seu Ivan
- Onde fica o histórico de lances de cada grupo? Dá pra puxar quanto cada cliente ofertou nos meses anteriores?Rodrigo
- Quais são as 10 perguntas que o cliente mais faz depois da venda? E como o Rodrigo responde cada uma?Rodrigo e Gra
- Que tipo de resposta a Dora nunca deve dar sozinha?Rodrigo
- Como cada administradora avisa a contemplação? E-mail, portal, aplicativo, gerente?Gra
- Dá pra saber, pelo portal ou por algum relatório, se o cliente pagou a parcela do mês? Em quais administradoras?Seu Ivan
- Hoje, quem manda o boleto pro cliente? De onde ele sai?Gra
- Qual é o combinado com cada parceiro? Pode trazer 2 ou 3 exemplos reais, incluindo um caso de estorno?Rodrigo
- Em que dia do mês a comissão é repassada?Rodrigo
- Qual é o e-mail principal da empresa e quem tem acesso a ele? Qual pode ser conectado à Dora?Gra
- O que a IA do João faz hoje e por que parou? Podemos falar com ele?Rodrigo
- Qual WhatsApp atende o pós-venda? Os clientes já autorizaram contato por ele?Gra
- Onde cada administradora publica o resultado das assembleias (site, portal, PDF, e-mail)? Dá pra baixar o histórico de um grupo inteiro?Seu Ivan e Rodrigo
- Qual seria a meta do mês no painel da TV? Vendas, cartas, contemplações?Rodrigo